Access tanfolyam

Gyakran előfordulhat, hogy egy adott munka során olyan mennyiségű adattal találkozunk, amelyek kezelésére már az Excel nem elegendő, viszont nincs szükségünk komoly programozást igénylő adatbázis-kezelő rendszerre. Ilyen esetben jól jöhet az Access, amely segítségével az adatokat a megadott szempontok szerint lehet rendezni és lekérdezni. A több táblából lekérdezett adatokból lehet különböző jelentéseket készíteni. Az adatbevitelt igényesen létrehozott űrlapok segítségével lehet felhasználóbarát módon megvalósítani. A meglévő adatbázisokat bővíthetjük további táblákkal, mezőkkel.

A tanfolyam megkezdésének feltételei:

Microsoft Access

AZ ADATBÁZIS ISMERETE

• Az adatbázis fogalma
• Az adat és az információ közötti különbség
• Hogyan épül fel az adatbázis - táblák, rekordok, mezők
• Néhány nagy méretű adatbázis használata: pl. repülőjegy-foglalási rendszer, kormányzati rekordok, bankszámla adatok

Adatbázis elrendezése

• Az adatbázisban minden tábla csak egy egyedhez kapcsolódó adatot tartalmazhat
• A táblán minden mező csak egyfajta adatot tartalmazhat
• A mezőtartalom egy megfelelő adattípussal adható meg: pl. szöveg, szám, dátum/idő, igen/nem
• A mezőkhöz olyan mezőtulajdonságok tartoznak, mint: mezőméret, formátum és alapérték
• Az elsődleges kulcs fogalma
• Az index fogalma és haszna a gyorsabb adatelérésben

Kapcsolatok

• Az adattáblák közötti kapcsolat célja az adatismétlések minimalizálása
• A kapcsolat egy tábla egyedi mezője és egy másik tábla mezője közötti egyezés útján valósul meg
• A táblák közötti kapcsolatok érvényességének biztosítása

Műveletek

• A professzionális adatbázisokat szakemberek tervezik és készítik
• Az adatbevitelt, adatkarbantartást és az információ visszakeresését a felhasználó végzi
• A rendszergazda adhat hozzáférést egyes felhasználóknak bizonyos adatokhoz
• A rendszergazda felel azért, hogy visszaállítsa az adatokat esetleges hiba vagy összeomlás után

ALKALMAZÁSOK

Első lépések az adatbázis-kezelésben

• Adatbázis-kezelő alkalmazás megnyitása és bezárása
• Adatbázis megnyitása, bezárása
• Új adatbázis létrehozása és elmentése egy meghajtó adott helyére
• A beépített eszköztár megjelenítése, elrejtése, a sáv minimalizálása és visszaállítása
• A Súgó funkcióinak használata

Általános feladatok

• Tábla, űrlap, lekérdezés és jelentés megnyitása, mentése, bezárása
• Tábla, űrlap, lekérdezés és jelentés nézetei közötti váltás
• Tábla, űrlap lekérdezés és jelentés törlése
• Navigálás rekordok között táblán, lekérdezésben, űrlapon
• Rekordok rendezése táblán, lekérdezésben, űrlapon, megjelenítése csökkenő, növekvő és szám szerinti sorrendben, csökkenő és növekvő ábécé rendben

Rekordok

• Rekordok hozzáadása és törlése a táblán
• Egy rekord adatának bevitele és módosítása
• Egy rekord adatának törlése

Tervezés

• Tábla létrehozása és elnevezése, mezők megadása adattípus szerint (pl. szöveg, szám, dátum/idő, igen/nem)
• A mezőtulajdonságok meghatározása (pl.: mezőméret, számformátum, dátumformátum, alapérték)
• Egyszerű érvényességi szabály létrehozása számhoz, szöveghez, dátumhoz vagy időhöz és pénznemhez
• A mezőméret-tulajdonság és az adattípus megváltoztatásának következményei
• A mező, mint elsődleges kulcs definiálása
• Mezők indexelése megegyező adatok engedélyezésével, tiltásával
• Mező hozzáadása létező táblához
• Az oszlopszélesség megváltoztatása a táblában

INFORMÁCIÓ LEKÉRDEZÉSE

Legfontosabb műveletek

• A keresés parancs használata egy meghatározott szó, szám vagy dátum megkeresésére egy mezőn belül
• Szűrő alkalmazása egy táblára vagy űrlapra
• Szűrő eltávolítása táblából vagy űrlapról

Lekérdezések

• A lekérdezést az adatok kivonatolására és elemzésére használjuk
• Meghatározott keresési feltételeket tartalmazó egytáblás lekérdezés létrehozása
• Meghatározott keresési feltételeket tartalmazó többtáblás lekérdezés létrehozása
• Feltételek hozzáadása egy lekérdezéshez az alábbi operátorok használatával: = (egyenlő) <> (nem egyenlő)< (kisebb mint), <= (kisebb vagy egyenlő)> (nagyobb mint), >= (nagyobb vagy egyenlő)
• Feltételek hozzáadása egy lekérdezéshez az alábbi logikai operátorok használatával: AND, OR, NOT
• Helyettesítő karakter alkalmazása a lekérdezésben: * vagy %, ? vagy _
• Lekérdezés szerkesztése feltételek hozzáadásával, módosításával, törlésével
• Lekérdezés szerkesztése mezők hozzáadásával, törlésével, áthelyezésével, elrejtésével és felfedésével
• A lekérdezés futtatása

OBJEKTUMOK

Űrlapok

• Az űrlap adatmegjelenítési és karbantartási eszköze
• Űrlap létrehozása és elnevezése
• Űrlap használata új rekordok beviteléhez
• Űrlap használata rekordok törléséhez
• Űrlap használata a rekordban lévő adatok hozzáadásához, módosításához, törléséhez
• Szöveg beírása és módosítása az űrlap fejléceiben és lábléceiben

Jelentések és adatok exportja

• A jelentést arra használjuk, hogy a táblából vagy a lekérdezésből kiválasztott információt kinyomtassuk
• Táblán, lekérdezésen alapuló jelentés létrehozása és elmentése
• A címkék és az adatmezők elrendezésének megváltoztatása a jelentésben
• Meghatározott mezők megjelenítése egy csoportosított jelentésben a sum, minimum, maximum, average, count használatával, a megfelelő töréspontoknál
• Szöveg beírása és megváltoztatása a jelentés fejléceiben és lábléceiben
• Egy tábla rekordjainak, ill. a lekérdezés kimenetelének exportja táblázat, szöveg (.txt, .csv), XML formátumban a meghajtó megfelelő helyére

Nyomtatás

• A tábla, űrlap, lekérdezés kimenetének és a jelentés tájolásának (álló vagy fekvő) megváltoztatása
• A papírméret megváltoztatása
• Egy oldal, kijelölt rekordok vagy egy egész tábla nyomtatása
• Az összes rekord nyomtatása és meghatározott oldalak nyomtatása az űrlap elrendezés használatával
• Egy lekérdezés eredményének nyomtatása
• Egy jelentés nyomtatási képének megtekintése